Om op een bestendige en
maatschappelijk verantwoorde manier onze bedrijfsvoering uit te voeren hecht
Dunamare veel waarde aan risicomanagement. Wij overwegen en heroverwegen bewust
beleidsmatige keuzes door deze te baseren op onze actuele strategische koers.
Wij evalueren onze doelstellingen en beoordelen de risico’s die daarbij bij
ontstaan, net als de kansen die wij daarmee creëren. Door het uitvoeren van dit
risicomanagement kunnen wij op een doelmatige en beleidsrijke manier onze
middelen inzetten om onze strategische doelstellingen te bereiken.
Strategische risico’s zijn niet per definitie ongewenst. Als we ons willen positioneren en onderscheiden, is het creëren van kansen en het inschatten van risico’s van belang.
We geloven dat de effectiviteit van risicomanagement onlosmakelijk verbonden is met cultuur en gedrag. De motivatie om de gewenste risico-afwegingen te maken start met bewustwording en vervolgens de wil om in de geest te handelen naar de gewenste risico-afweging.
Risicoprofiel
Risicobeheersing is geborgd in een structuur van risicobeleid (integratie in de planning- en controlcyclus). Bij besluitvorming is aandacht voor business cases, scenario’s, kansen en bedreigingen. Ook beoordelen we vaker kansen en risico’s vanuit een meer integraal perspectief (onderwijskwaliteit, HR, communicatie, Huisvesting, IT en financieel).
Het risicobewustzijn is verder gestegen door het bevorderen van een open dialoog over risicobereidheid. De positieve risicocultuur kan verder groeien door het blijvend stimuleren van bewustwording en het borgen van vertrouwen.
Conform beleid is de strategische risicoanalyse in 2022 opnieuw uitgevoerd. Het resultaat is dat een tijdelijke extra inzet van middelen past binnen het risicoprofiel (er is meerjarig namelijk sprake van meer vermogen dan benodigd). Ook heeft in 2022 een update van de fraude risicoanalyse plaatsgevonden.
De voltooiing van het nieuwe strategische koers in 2022 heeft verder bijgedragen aan een verdere versterking van het risicoprofiel.
Risicobeheersing
We beschouwen risicobeheersing als een continu proces doordat de beheersing en koppeling van risico’s met de strategie en doelstellingen voortdurend plaatsvindt. Er is veelal sprake van onderlinge afhankelijkheden – zo kunnen bijvoorbeeld strategische risico’s hun oorsprong vinden in procesrisico’s. Het is voor ons waardevol om op verschillende organisatieniveaus tijd en aandacht te besteden aan risicomanagement:
Strategisch: risico’s die het behalen van de organisatiedoelstellingen kunnen
belemmeren. Beheersing
door actief het gesprek aangaan over risicobewustwording en risicobereidheid.
Het cyclisch toepassen van de financiële (elke 2 jaar) en kwalitatieve
strategische risicoanalyse (jaarlijks).
Tactisch: risico’s op het niveau van scholen. Formele en
informele beheersing in gesprekscyclus College van Bestuur met de scholen en de kwaliteitsgroepen.
Operationeel: (te voorkomen) risico’s in de operationele processen. Beheersing
door control framework incl. proceseigenaren (o.a. betalingen, aanbestedingen,
VOG en toetsing & examinering etc.)
Strategische analyse 2022
Proces
Het doel van de strategische risicoanalyse is het periodiek monitoren en updaten van de strategische risico’s. Daarnaast faciliteert het uitvoeren van de strategische risicoanalyse het op bestuurlijk niveau van gedachten wisselen over de bestuurdersfilosofie met betrekking tot de risicobereidheid. In 2022 is dit gerelateerd aan de nieuwe strategische koers van Dunamare.
Vanuit de nieuwe strategische koers hebben we een strategische risicoanalyse die ten opzichte van voorgaande jaren is gebaseerd op de pijlers uit de koers.
De strategische risicoanalyse bestaat uit een financiële en kwalitatieve analyse. De financiële risicoanalyse vindt één keer per twee jaar plaats en is vorig jaar uitgevoerd (in 2021). De analyse geeft Dunamare inzicht in hoeveel vermogen beschikbaar moet zijn om eventuele calamiteiten op te kunnen vangen. Concreet heeft de herijking als doel om het benodigde vermogen te updaten en vast te stellen of dit voldoende is in relatie tot het beschikbare vermogen. Het meerdere boven het benodigde vermogen kan als tijdelijke impuls ten behoeve van het onderwijs ingezet worden.
In 2022 hebben verschillende sessies plaatsgevonden waarbij de strategische risico‘s met inbreng van de voorzitters van de kwaliteitsgroepen, hoofden BSB, de afdeling Control en het CvB zijn geüpdatet. Dit alles is uitgevoerd onder begeleiding van onze externe partner Naris. Bij het inventariseren en het valideren van de risico’s zijn onder andere de volgende vragen aan de orde gekomen: Wat zijn de belangrijkste veranderingen dit jaar? Welke grote (externe) ontwikkelingen kunnen ons weerhouden van het realiseren van de doelstellingen? Welke risico’s zijn nieuw, gewijzigd of niet meer van toepassing? Hoe ontwikkelen kansen zich? Welke risicobereidheid heeft Dunamare ten aanzien van deze risico’s?
Resultaat
Het kwalitatieve resultaat is een set van 9 strategische risico‘s die gerelateerd zijn aan de strategische koers van Dunamare. De risico’s met de hoogste kans & impact betreffen het personeelstekort en (verouderde) huisvesting. Andere actuele thema’s waar onze aandacht naar uit gaan zijn het welzijn van leerlingen en medewerkers (o.a. door de coronapandemie), stijgende prijzen en het (verander)vermogen van de organisatie. Bij de beoordeling is rekening gehouden met de inzet van beheersmaatregelen.
Ons doel is dat iedere leerling de kans en ruimte krijgt om het beste uit zichzelf te halen. Om een extra stap te kunnen zetten in onze ontwikkeling zijn er de komende jaren binnen de strategische koers kansen en uitdagingen met betrekking tot het welzijn van medewerkers/leerlingen en het (verander)vermogen van de organisatie. Bijvoorbeeld het anders organiseren om in actie/beweging te komen t.a.v. het personeelstekort. Innoveren is mogelijk als we het niveau van kwalificatie overstijgen, hiërarchie doorbreken en de dialoog met elkaar aangaan. We zetten o.a. in op interne communicatie, onderzoek doen, ruimte geven voor ontwikkeling, van elkaar leren en tijdelijke financiële impulsen.
Overzicht risico’s
- R1: Het risico van onvoldoende actie/beweging op het personeelstekort;
- R2: Het risico dat de staat van onze huisvesting van onvoldoende niveau is en niet toekomst vast;
- R3: Het risico van onvoldoende actie/beweging op teruggang welzijn van leerlingen en medewerkers (o.a. als gevolg van de coronapandemie);
- R4: Het risico dat de onderwijskwaliteit achteruit gaat als gevolg van onvoldoende adaptief (verander)vermogen van de organisatie;
- R5: Het risico van stijgende prijzen (inflatie, energieprijzen, huisvesting, digitale leermiddelen);
- R6: Het risico van onvoorspelbare (rijks)overheid en gesplinterde wet- en regelgeving;
- R7: Het risico dat de werkdruk en het welzijn van de organisatie achteruit gaat;
- R8: Het risico van onvoldoende prioritering en leiderschap (competenties) om de strategische koers door te voeren;
- R9: Het risico van continuïteit van IT-systemen en ongeautoriseerd toegang wordt verkregen tot onze data of dat onze data lekt.
Risicokaart 2022
Classificering van de 9 strategische risico’s:
Er is bewust voor gekozen om de strategische risico’s in drie clusters te groeperen. De twee risico’s (R1 en R2) met een hoge waarschijnlijkheid en hoge impact zijn de eerder genoemde risico’s m.b.t. personeelstekort en huisvesting. De risicoanalyse 2022 is t.o.v. 2021 meer strategisch. Het aantal risico’s is afgenomen met 7 en dat is te verklaren door hergroepering en een verschuiving van operationele naar meer strategische risico’s. We hebben binnen Dunamare op de operationele risico’s adequate beheersmaatregelen ingericht.
In 2021 betroffen de risico’s met een hoge kans en impact: huisvesting, personeelstekort, wendbaarheid van de organisatie en de continuïteit van IT systemen. We typeren deze in 2022 nog steeds al risico’s met een hoge impact en waarschijnlijkheid. Het risico wendbaarheid hebben wij anders geformuleerd en komt in 2022 terug als het risico dat de onderwijskwaliteit achteruit gaat als gevolg van onvoldoende adaptief (verander)vermogen van de organisatie. In 2022 is het risico van stijgende prijzen (inflatie, leermiddelen, huisvesting) toegevoegd.
Alle strategische risico’s en maatregelen zijn gekoppeld aan een eigenaar en we erkennen het belang van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
In het volgende onderdeel komt de beheersing van de belangrijkste strategische risico’s aan de orde.
Op welke wijze beheersen wij de belangrijkste strategische risico’s?
Het risico van onvoldoende actie/beweging op het personeelstekort mitigeren we onder andere door in te zetten op het ingezette programma personeelstekort, een gezamenlijke regionale aanpak personeelstekorten en diverse HR programma’s zoals zichtbaarheid en leiderschap. Daarnaast geven we vorm aan strategische personeelsplanning en doen wij meer aan communicatie over Dunamare.
De beheersing van het risico dat de staat van de huisvesting van onvoldoende niveau en niet toekomstvast is, maakt ook onderdeel uit van het nieuwe strategische koers. De komende jaren besteden we aandacht aan de toekomstbestendigheid van de huisvesting, de aansluiting van het gebouw bij het profiel van de school, ventilatie, overige duurzaamheid en vergroening van schoolpleinen. Het risico dat gemeenten mogelijk onvoldoende voorzien in de kosten van levensverlengende renovatie of nieuwbouw beheersen we door een hoge bestuurlijke prioriteit.
Het risico van onvoldoende actie/beweging op teruggang van welzijn van leerlingen en medewerkers (o.a. als gevolg van coronapandemie) komt voornamelijk tot uitdrukking in leerachterstanden, zowel vakinhoudelijk als sociaal-emotioneel. In 2021 hebben scholen een schoolscan gemaakt en NPO-plannen met activiteiten vanuit de landelijke ‘menukaart’. Inzet van de activiteiten en de middelen en de effecten hiervan worden gemonitord en indien nodig worden deze bijgesteld. Bovenschools vindt kennisdeling plaats op diverse thema’s en is een Kerngroep samengesteld om snel in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen, zoals tijdelijke lockdowns of wijzigingen op het examen. Daarnaast is er een hoge urgentie voor dit risico en is er een sterke prioritering van schoolleiders en docenten om dit gezamenlijk op te lossen.
Fraude risicoanalyse 2022
Dunamare voert periodiek een frauderisicoanalyse uit ter identificatie van (nieuwe) frauderisico’s. Vorig jaar (in 2021) is deze analyse verricht middels interactieve sessies met medewerkers van de scholen en medewerkers van het Bestuurs- en Servicebureau om een voldoende spreiding van de gehele organisatie te krijgen. We ervaren door de periodieke cyclus de volgende positieve effecten:
- Een hoger bewustzijn van fraude en meer inzicht in actualiteiten en ontwikkelingen daaromtrent.
- De vastlegging van interne beheersmaatregelen t.a.v. de onderkende frauderisico’s.
- Een verdere professionalisering van Dunamare en groei van management control en interne audits.
Eind 2022 hebben wij een ‘light’-versie van de frauderisicoanalyse uitgevoerd door met hoofd Financiën, Control en met de hoofden van de Kwaliteitsgroepen de risico’s en beheersmaatregelen uit 2021 te beoordelen en aan te vullen waar nodig.
De uitkomsten van de frauderisicoanalyse worden gerapporteerd aan het College van Bestuur, de ARC en Raad van Toezicht.
Het overall beeld is dat de frauderisico’s reeds in voldoende mate worden beheerst door genomen beheersmaatregelen binnen Dunamare. Voorgestelde mogelijke aanvullende beheersmaatregelen worden meegenomen in de verdere professionalisering van de organisatie van Dunamare.
Activiteiten 2023
In kalenderjaar 2023 vindt conform planning een update van de kwantitatieve strategische risicoanalyse plaats. Hierbij is extra aandacht voor een verdere koppeling met de nieuwe strategische koers. In 2023 gaan wij verder met het cyclisch van gedachten wisselen over risico’s en risicobereidheid. Daarnaast wordt ter beheersing van onder andere de operationele risico’s opvolging gegeven aan de ontwikkeling van een control framework.
Verder zal in 2023 er ook weer een uitgebreidere sessie van de frauderisicoanalyse plaatsvinden om bredere en nieuwe inzichten binnen Dunamare te krijgen ten aanzien van fraude en de beheersing daarvan.